Pada Postingan kali ini saya akan menjabarkan prosedur suatu perusahaan mengikuti sebuah tender, oke langsung liat aja .
Tender adalah tawaran untuk mengajukan harga,
memborong pekerjaan, atau menyediakan barang yang diberikan oleh
perusahaan swasta besar atau pemerintah kepada perusahaan-perusahaan
lain.
Mengikuti tender adalah salah satu cara untuk mendapatkan kontrak
bisnis dalam skala besar atau memperluas usaha Anda. Banyak perusahaan
yang secara teratur menyelenggarakan tender. Beberapa instansi
pemerintah kini bahkan memuat semua tender dan investasi pemerintah di
media cetak agar siapapun dapat mengikutinya.
Proses tender adalah proses yang penuh persaingan sehingga amatlah
penting bagi Anda untuk mencantumkan penawaran yang kompetitif di dalam
proposal Anda. Mengajukan penawaran melaluui tender tidak memberikan
jaminan keberhasilan dalam bentuk apapun. Yang penting persiapkanlah
dengan matang proposal Anda.
Hal-hal yang patut dipertimbangkan sebelum Anda menyiapkan proposal adalah:
- Apakah Anda memiliki kualifikasi dan persyaratan yang dibutuhkan?
- Apakah Anda mampu melaksanakan kontrak tersebut sendiri atau Anda akan membutuhkan sub kontraktor lainya? Sudahkan Anda pikirkan siapa yang akan membantu Anda jika Anda mendapatkan tender tersebut?
- Apakah Anda memiliki cukup modal dan Anda untuk menjalankan pekerjaan yang diminta? JIka tidak apakah Anda memiliki fasilitas pinjaman dari Bank atau lainnya?
- Akankah timbul konflik kepentingan nantinya yang membuat Anda tidak bisa melakasanaan pekerjaan tersebut?
- Apakah Anda sudah siap dari segi sumber daya manusia, peralatan, dan sumber daya lainnya? Apakah proyek tender ini masih dalam lingkup kemampuan Anda dari segi keahlian dan lain-lain?
- Apakah tender ini akan menguntungkan Anda?
- Apakah Anda sudah mengerti betul proses dan peraturan tender yang berlaku di perusahaan atau lembaga pemerintah yang menawarkan tender?
- Apakah ada syarat-syarat khusus lainnya yang diperlukan untuk bisa mengajukan tender? Adakalanya unit usaha Anda harus memiliki SURAT KETERANGAN TERDAFTAR (SKT) lebih dulu sebelum dapat berpartisipasi dalam sebuah tender.
- Carilah informasi sebanyak-banyaknya tentang perusahaan atau badan pemerintah yang menawarkan tender dari pihak-pihak yang pernah menjadi rekanan penyediaan barang/jasa di perusahaan/badan pemerintah tersebut.
Beikut ini adalah tahapan umum dalam tender yang mungkin perlu
Anda ketahui adalah :
- Tahap Pertama, undangan untuk mengikuti tender. Umumnya, perusahaan atau vendor yang mendapat undangan tersebut adalah mereka yang sudah biasa mengikuti tender. Dalam beberapa kasus, bisa saja perusahaan mengundang pula perusahaan lain yang belum pernah mengikuti tender sebelumnya.
- Tahap kedua, penjelasan tender. Pada tahap ini, seluruh peserta yang diundang diberi penjelasan secara terbuka tentang proyek yang ditenderkan, cara penilaian, serta persyaratan legal dan teknisnya. Untuk bisa masuk ke tahap berikutnya, perusahaan yang baru diundang harus bisa memenuhi syarat legalnya, antara lain kopi akte notaris, NPWP, laporan pajak, laporan keuangan 3 tahun terakhir, dan sebagainya.
- Tahap ketiga adalah pengajuan proposal teknis. Untuk proyek yang dianggap kecil nilainya, perusahaan biasanya tidak menyaratkan biaya tender. Tetapi untuk proyek yang dianggap besar biasanya ada biaya tender yang bisa dicairkan jika proses tender selesai.
- Keempat, undangan presentasi proposal. Perusahaan akan memilih dari sekian banyak yang memasukkan, mana yang akan dipanggil untuk presentasi berdasarkan penilaian proposal teknis.
- Tahap kelima, presentasi proposal. Masing-masing perusahaan atau vendor diberi kesempatan untuk melakukan presentasi di hadapan tim penilai. Pada tahap ini biasanya peserta tender sudah diwajibkan memberikan bank garansi (yang bisa diterbitkan oleh bank atau asuransi). Bank garansi ini boleh juga disebut sebagai perjanjian. Isinya adalah garansi kalau proyek tidak bisa diselesaikan maka uang yang ditaruh di bank garansi akan menjadi hak milik pemberi tender dan tidak bisa dicairkan oleh vendor.
- Tahap keenam adalah pengumuman hasil presentasi. Pada tahap ini diumumkan hasil presentasi masing-masing perusahaan. Yang lolos tahap ini akan diundang dalam tahap berikutnya, yakni auction dengan memasukkan harga.
- Tahap terakhir, auction. Inilah kesempatan perusahaan pemberi tender untuk mencari pemenang dengan solusi paling bagus dengan harga paling bagus. Pemenang auction inilah yang secara resmi ditunjuk sebagai pemenang tender. Pada tahap ini baru muncul agreement untuk pelaksaan proyek, yang terdiri dari beberapa hal. Biasanya soal garansi, pernyataan bahwa harganya normal, dan persyaratan sejenisnya.
Hal-hal yang perlu di perhatikan untuk menang tender adalah :
- Anda harus memiliki perusahaan yang legal (memiliki Akta Perusahaan, Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)..) Jika belum punya, segeralah mengurusnya. Tanpa itu, jangan harap Anda bisa ikut tender.
- Cari informasi sebanyak mungkin tentang pengadaan barang di media massa, bisa melalui koran seperti Media Indonesia, Koran Nasional lainnya, Koran Daerah yang terbit di satu Provinsi maupun melalui internet pada portal e-procurement milik pemerintah daerah, atau datang ke lembaga/instansi yang bersangkutan.
- Ajukan penawaran dengan harga yang pantas untuk barang dan jasa yang diminta secara berkualitas. Perhatikan garansi, layanan purna jual dan item-item pekerjaan yang diminta. Periksa dalam dokumen lelang untuk mengetahui methode penilaian dokumen yang akan dilakukan oleh Panitia Pelelangan. Anda harus memahaminya untuk memenangi tender tersebut.
- Telitilah dalam mengisi dokumen penawaran. Periksa instruksi-instruksi yang diberikan dalam dokumen lelang. Jangan merubah setiap deskripsi yang telah ditentukan dalam dokumen tersebut. Atau Anda pasti kalah tender.
- Hindari main curang. Apalagi KKN dengan Panitia Pelelangan. Bermainlah secara fair. Jangan paksakan ambil untung banyak, tapi malah buntung. Biar untung sedikit, yang penting halal.
- Hindarilah upaya mengintimidasi peserta tender lainnya. Apalagi mengintimidasi Panitia Pelelangan. Bagaimanapun Anda sedang menengadahkan tangan. Berlaku sopan akan lebih banyak menimbulkan simpati.
- Jika Anda sudah menang tender, berikan barang dan jasa yang sesuai dengan yang Anda tawarkan. Jangan pernah mengganti dengan barang lain yang berbeda kualitas, type, jenis, jumlah yang tidak sesuai dengan dokumen penawaran maupun dokumen kontrak yang telah Anda buat. Karena itu berarti Anda curang. Blacklist menanti Anda dan jadilah sakit mata..... sakit mata pencaharian.
- Carilah pemasok, pabrik pemasok barang sesuai kebutuhan yang dapat dipercaya dan berpengalaman. Kalau punya workshop sendiri itu lebih bagus. Asal bisa dibuktikan.
Contoh Surat penawaran proyek / proposal tender.
Sumber :
